Co przekazać księgowej co miesiąc

„Proszę o dokumenty za październik” — i zaczyna się zgadywanie, co właściwie jest dokumentem. Poniżej lista, od której warto zacząć. Twoja może być krótsza.

Zawsze

• Faktury sprzedaży — wszystkie wystawione w miesiącu, także korekty.
• Faktury kosztowe — za towary, usługi, paliwo, media, leasing. Od kiedy działa KSeF, większość krajowych faktur biuro może pobrać samo; do przekazania zostają te, których w KSeF nie ma: zagraniczne, paragony z NIP-em, rachunki.
• Wyciąg bankowy — pełny, za cały miesiąc, z każdego rachunku firmowego.

Jeśli dotyczy

• Raporty z bramek płatności (PayPal, Stripe i podobne) — miesięczne zestawienie transakcji i wypłat.
• Raporty z kasy fiskalnej — miesięczny, a w razie potrzeby dobowe.
• Kadry — ewidencja czasu pracy, zwolnienia lekarskie, urlopy, premie, nowe umowy.
• Umowy — najmu, leasingu, kredytu, zlecenia, o dzieło. Wystarczy raz, przy zawarciu albo zmianie.
• Pisma z urzędów — z urzędu skarbowego, ZUS, GUS. Od razu, nie na koniec miesiąca.

O czym łatwo zapomnieć

• Nowy pracownik lub zleceniobiorca. Na zgłoszenie do ZUS jest 7 dni od rozpoczęcia pracy — to informacja „na już”.
• Zakup droższego sprzętu albo samochodu. Wpływa na ewidencję środków trwałych.
• Sprzedaż prywatnych rzeczy używanych w firmie albo wycofanie ich z działalności.
• Płatności gotówką za faktury — bez tej informacji faktura wygląda na niezapłaconą.
• W spółce: uchwały o wynagrodzeniu zarządu, dywidendzie, pożyczce od wspólnika.

A czego nie trzeba

Potwierdzeń pojedynczych przelewów (są na wyciągu), ofert, zamówień i korespondencji handlowej — chyba że biuro o nie poprosi w konkretnej sprawie.

Jak to wygląda u nas

W panelu Klar ta lista jest ułożona pod Twoją firmę i odnawia się co miesiąc. Dodanie pliku odhacza pozycję, a to, co Cię nie dotyczy, zaznaczasz jednym kliknięciem. Zobacz ekrany panelu.

Tekst ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady. Nie jest poradą podatkową w indywidualnej sprawie.