Regulamin panelu klienta Klar

Wersja 1.0 · obowiązuje od: data

§ 1. Kto i co

1. Panel klienta („Panel”) pod adresem panel.biuroklar.pl prowadzi do uzupełnienia: nazwa spółki, do uzupełnienia: siedziba i adres, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem do uzupełnienia: KRS (do uzupełnienia: sąd rejestrowy), NIP do uzupełnienia: NIP, REGON do uzupełnienia: REGON, kapitał zakładowy do uzupełnienia: kapitał zakładowy („Biuro”). Klar jest marką Biura.
2. Kontakt: kontakt@biuroklar.pl, tel. do uzupełnienia: telefon.
3. Panel służy do współpracy między Biurem a firmami, z którymi Biuro zawarło umowę o usługi księgowe („Klient”). Z Panelu korzystają osoby wskazane przez Klienta („Użytkownik”).
4. Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie logowania i w stopce Panelu, także jako plik do pobrania.

§ 2. Co można robić w Panelu

1. Panel udostępnia Użytkownikom: a) listę dokumentów potrzebnych w danym miesiącu wraz z ich stanem; b) przesyłanie i przechowywanie plików oraz wgląd w archiwum plików firmy; c) przekazanie miesiąca do Biura i informację o etapie jego rozliczenia; d) kwoty podatków i składek do zapłaty wraz z rachunkiem, tytułem przelewu i terminem oraz możliwość oznaczenia zapłaty; e) zgłoszenia, pytania i wymianę wiadomości z Biurem, w tym zgłaszanie zdarzeń w firmie; f) podsumowania miesięcy i zestawienia roczne przygotowane przez Biuro; g) powiadomienia w Panelu i pocztą elektroniczną, z możliwością wyłączenia wybranych powiadomień e-mail; h) zarządzanie danymi firmy i Użytkownikami firmy.
2. Korzystanie z Panelu nie wymaga osobnej opłaty — jest częścią usługi objętej umową o usługi księgowe.

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Panelu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Edge lub Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików niezbędnych do utrzymania sesji, oraz adres e-mail.
2. Panel działa na telefonach; dokument można sfotografować aparatem telefonu i przesłać od razu.
3. Przyjmowane pliki: PDF, JPG, PNG, XML, XLSX, XLS, CSV oraz wyciągi w formacie MT940. Jeden plik może mieć do 50 MB; jednorazowo można przesłać do 20 plików.
4. Panel sprawdza typ i zawartość przesyłanych plików i może odrzucić plik niezgodny z tymi wymaganiami.

§ 4. Konto

1. Konto powstaje na podstawie zaproszenia wysłanego przez Biuro albo przez właściciela firmy w Panelu. Link z zaproszenia jest ważny 7 dni.
2. Aktywując konto, Użytkownik ustawia hasło, zapoznaje się z Regulaminem i go akceptuje.
3. Zalecamy włączenie logowania dwuskładnikowego (aplikacja uwierzytelniająca albo kod e-mail).
4. Konto jest imienne. Użytkownik nie udostępnia danych logowania innym osobom; kolejne osoby zaprasza właściciel firmy.
5. Właściciel firmy decyduje, kto ma dostęp do danych firmy i w jakiej roli, oraz niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które nie powinny go już mieć.
6. O podejrzeniu, że ktoś niepowołany uzyskał dostęp do konta, Użytkownik zawiadamia Biuro natychmiast.
7. Jedna osoba może mieć dostęp do kilku firm w ramach jednego konta.

§ 5. Zawarcie i rozwiązanie umowy

1. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą aktywacji konta i trwa przez czas obowiązywania umowy o usługi księgowe.
2. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z konta, zgłaszając to Biuru lub właścicielowi firmy. Usunięcie ostatniego konta właściciela firmy wymaga wskazania innej osoby albo rozwiązania umowy o usługi księgowe.
3. Po rozwiązaniu umowy o usługi księgowe Użytkownicy zachowują dostęp do Panelu w trybie odczytu przez 30 dni. Potem konta są wyłączane, a dane zwracane lub usuwane zgodnie z umową.
4. Biuro może zablokować konto, jeżeli Użytkownik narusza § 6 albo gdy wymaga tego bezpieczeństwo danych. O blokadzie i jej przyczynie informuje niezwłocznie Użytkownika i właściciela firmy.

§ 6. Zasady korzystania

1. Użytkownik przesyła wyłącznie dokumenty i informacje dotyczące działalności Klienta.
2. Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających prawa innych osób, oraz plików zawierających złośliwe oprogramowanie.
3. Użytkownik nie przesyła skanów dokumentów tożsamości ani danych, o które Biuro nie prosiło.
4. Użytkownik nie podejmuje prób obejścia zabezpieczeń ani uzyskania dostępu do danych innych firm.
5. Biuro może odrzucić przesłany plik, podając powód (np. nieczytelny, niekompletny, nie dotyczy okresu), i poprosić o jego ponowne przesłanie.

§ 7. Dostępność

1. Biuro dba o ciągłe działanie Panelu, ale nie gwarantuje jego nieprzerwanej dostępności. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem w Panelu.
2. Jeżeli w dniu, w którym upływa termin przekazania dokumentów, Panel jest niedostępny z przyczyn leżących po stronie Biura, termin przedłuża się o czas niedostępności, a dokumenty można w tym czasie przesłać na kontakt@biuroklar.pl.
3. Biuro wykonuje codziennie kopię zapasową danych Panelu.

§ 8. Charakter informacji w Panelu

1. Kwoty do zapłaty Biuro ustala na podstawie dokumentów przekazanych przez Klienta. Za terminową zapłatę odpowiada Klient; oznaczenie zapłaty w Panelu nie zastępuje przelewu.
2. Podsumowania, wykresy i zestawienia mają charakter informacyjny. Mogą obejmować dane wstępne — jest to wtedy zaznaczone. Nie są sprawozdaniem finansowym, opinią ani poradą podatkową.
3. Przypomnienia o terminach są udogodnieniem. Brak lub opóźnienie przypomnienia nie zwalnia z obowiązku zapłaty ani przekazania dokumentów w terminie.

§ 9. Bezpieczeństwo — na co uważać

1. Korzystanie z usług przez internet wiąże się z ryzykiem, w szczególności: wyłudzania danych logowania przez fałszywe wiadomości i strony, złośliwego oprogramowania na urządzeniu Użytkownika, przechwycenia danych w niezaufanych sieciach.
2. Biuro nigdy nie prosi o hasło — ani e-mailem, ani telefonicznie. Zmiana rachunku do przelewu podatku lub składek pojawia się wyłącznie w Panelu; w razie wątpliwości numer rachunku można sprawdzić w urzędowych wyszukiwarkach (mikrorachunek podatkowy, numer rachunku składkowego ZUS).
3. Zalecamy: logowanie dwuskładnikowe, unikalne hasło, aktualny system i przeglądarkę, wylogowanie na urządzeniach współdzielonych, sprawdzanie adresu strony przed logowaniem.
4. Każde pobranie pliku i najważniejsze czynności w Panelu są zapisywane wraz z datą i kontem Użytkownika.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamację dotyczącą działania Panelu można zgłosić w Panelu („Zgłoszenia i pytania”) albo na kontakt@biuroklar.pl.
2. W zgłoszeniu prosimy podać: firmę, opis problemu, datę i godzinę oraz — jeśli to możliwe — zrzut ekranu.
3. Biuro odpowiada w ciągu 14 dni w Panelu lub pocztą elektroniczną.

§ 11. Dane osobowe

1. Administratorem danych Użytkowników związanych z kontem (logowanie, historia czynności) jest Biuro. Szczegóły: https://biuroklar.pl/polityka-prywatnosci.
2. Dane osobowe zawarte w dokumentach firmy Biuro przetwarza w imieniu Klienta na podstawie umowy powierzenia.
3. Historia czynności w Panelu jest przechowywana 36 miesięcy.

§ 12. Zgłaszanie treści niezgodnych z prawem

1. Punkt kontaktowy w sprawach Panelu: kontakt@biuroklar.pl. Komunikacja w języku polskim.
2. Każdy, kto uzna, że w Panelu znajdują się treści niezgodne z prawem, może to zgłosić na powyższy adres, wskazując treść, miejsce jej zamieszczenia i uzasadnienie. Biuro rozpatruje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki i informuje zgłaszającego o decyzji.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Biuro może zmienić Regulamin z ważnych powodów: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu działania Panelu, względy bezpieczeństwa.
2. O zmianie Biuro informuje w Panelu i pocztą elektroniczną co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, udostępniając nową treść.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować z konta; Klient może wypowiedzieć umowę o usługi księgowe na zasadach w niej określonych.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się umowę o usługi księgowe oraz prawo polskie.
2. W razie sprzeczności między Regulaminem a umową o usługi księgowe pierwszeństwo ma umowa.