Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku
Nie trzeba czekać do stycznia. Cztery rzeczy do załatwienia, lista dokumentów do odebrania i dwa błędy, przez które zmiana się przeciąga.
Wielu przedsiębiorców zostaje przy biurze, z którego nie są zadowoleni, bo zmiana wydaje się ryzykowna. Tymczasem to cztery proste kroki — pod warunkiem, że zrobi się je we właściwej kolejności.
1. Sprawdź swoją umowę
Poszukaj dwóch rzeczy: okresu wypowiedzenia (najczęściej miesiąc, liczony do końca miesiąca kalendarzowego) i zapisu o wydaniu dokumentów. Od tego zależy, od którego miesiąca nowe biuro może zacząć.
2. Najpierw nowa umowa, potem wypowiedzenie
Najczęstszy błąd to wypowiedzenie umowy, zanim wiadomo, kto przejmie księgi. Zrób odwrotnie: ustal z nowym biurem datę startu, podpisz umowę, a dopiero potem wyślij wypowiedzenie. Nie będzie miesiąca bez księgowości ani miesiąca płaconego podwójnie.
3. Odbierz dokumenty
Dokumenty księgowe należą do Twojej firmy. Poproś na piśmie o wydanie:
- ksiąg za bieżący rok (w spółce: dziennik, księga główna, zestawienie obrotów i sald; w firmie jednoosobowej: księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów),
- rejestrów VAT i wysłanych plików JPK z potwierdzeniami,
- ewidencji środków trwałych,
- deklaracji i zeznań z poprzednich lat,
- dokumentacji kadrowej i list płac.
Najlepiej w postaci plików — łatwiej je przekazać dalej. Drugi częsty błąd to odbiór dokumentów „kiedyś”: bez nich nowe biuro nie zaksięguje pierwszego miesiąca.
4. Zgłoś zmianę i nadaj pełnomocnictwa
Urząd skarbowy musi wiedzieć, gdzie są prowadzone księgi. Spółka zgłasza to formularzem NIP-8, firma jednoosobowa — aktualizując wpis w CEIDG. Do tego nowe biuro potrzebuje pełnomocnictwa do wysyłania deklaracji, dostępu w ZUS i uprawnień w KSeF. Stare pełnomocnictwa warto odwołać.
Ile to trwa
Tyle, ile okres wypowiedzenia — zwykle do końca następnego miesiąca. Sama część formalna to kilka podpisów elektronicznych i kwadrans w urzędowych serwisach.
Jak to wygląda u nas
Dajemy gotowe wypowiedzenie, gotowe pismo o wydanie dokumentów i instrukcję do pełnomocnictw. Szczegóły są na stronie Zmiana biura.
Tekst ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady. Nie jest poradą podatkową w indywidualnej sprawie.